9 Administrasi PPDB yang Harus Disiapkan Pihak Sekolah

Ketika melaksanakan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB), ada banyak hal yang perlu disiapkan. Salah satunya adalah administrasi PPDB. Dengan adanya administrasi tersebut, pihak penyelenggara bisa mengetahui apa saja yang perlu disiapkan untuk acara agar sesuai sasaran.

Meskipun begitu, setelah proses PPDB selesai dan sekolah telah menerima sejumlah siswa, bukan berarti tugas satuan pendidikan selesai. Melainkan pihak sekolah juga wajib melaporkan hasil penyelenggaraan PPDB tersebut.

Laporan tersebut nantinya harus dikirimkan kepada Dinas Pendidikan maupun Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) sebagai bentuk pertanggungjawaban. Dengan begitu, mereka bisa menilai apakah pihak sekolah telah menyelenggarakan PPDB sesuai arahan atau tidak.

Kelengkapan Administrasi PPDB yang Perlu Disiapkan

Administrasi untuk PPDB merupakan berkas kelengkapan acara PPDB agar berjalan sesuai alur dan tujuan. Bisa berupa penetapan tujuan, cara-cara penyelenggaraan, kebijakan, dan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan di dalamnya. Berikut administrasi PPDB yang perlu disiapkan oleh sekolah.

1. SK Panitia PPDB

Sebelum menyelenggarakan PPDB, tentu perlu dibentuk formasi panitia terlebih dahulu. Pembentukan ini tidak boleh dilakukan dengan asal tunjuk. Namun harus dibentuk berdasarkan rapat dan diketahui oleh pihak-pihak terkait yang berkepentingan.

Oleh karena itu, kemudian bisa didapat panitia PPDB mulai dari ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa anggota lainnya yang bakal menjalankan tugas di lapangan. Dengan begitu, tiap anggota bisa menjalankan peran sesuai dengan tugasnya.

Sesuai dengan arahan Dapodik, formasi panitia PPDB terdiri dari 10 orang. Satu sebagai ketua, satu wakil ketua, satu sekertaris, satu bendahara, dan enam sisanya sebagai anggota. Anggota-anggota tersebut bisa dibagi menjadi divisi-divisi maupun langsung dibagi berdasarkan tugas masing-masing.

2. Permendikbud Nomor 51 Tahun 2018

Salah satu dasar yang digunakan sebagai acuan untuk menyelenggarakan PPDB di sekolah adalah Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) nomor 51 tahun 2018 tentang PPDB. Dengan memahami peraturan tersebut, PPDB bisa terlaksana dengan sesuai harapan.

3. SE Bersama Mendikbud dan Mendagri tentang PPDB

Selain itu, acuan lain yang bisa digunakan untuk menyelenggarakan PPDB adalah Surat Edaran (SE) bersama Mendikbud dan Menteri Dalam Negeri (Mendagri) tentang PPDB. Dari surat tersebut, pihak sekolah dapat mengetahui bagaimana sistem pelaksanaan PPDB.

Pun juga bisa mengetahui syarat dan ketentuan selama menyelenggarakan PPDB. Seperti halnya sekolah tidak melakukan tes membaca, menulis, dan berhitung untuk seleksi calon murid kelas satu SD hingga tidak menjadikan nilai Ujian Nasional (UN) syarat seleksi jalur zonasi.

4. Surat Pernyataan Orangtua

Setiap satuan pendidikan yang membuka PPDB, juga harus memberikan syarat administrasi PPDB berupa surat pernyataan orang tua. Surat ini sebagai pernyataan kesanggupan orang tua terhadap peserta didik untuk mematuhi semua tata tertib yang telah ditetapkan oleh sekolah.

Adapun surat pernyataan tersebut bisa disusun dengan format identitas calon peserta didik dan orang tua. Dalam identitas tersebut, semua data harus dituliskan dengan benar. Mulai dari nama, tempat atau tanggal lahir, pekerjaan, nomor UN, asal sekolah, alamat lengkap, hingga nomor hp.

Kemudian di bagian paling akhir dibubuhi tanda tangan calon wali murid bermaterai 6000. Pun tidak lupa juga ditambahkan keterangan tempat dan tanggal di mana surat tersebut ditandatangani oleh calon wali murid. Dengan begitu, surat pernyataan menjadi sah dan bisa digunakan.

5. Formulir Peserta Didik

Salah satu yang terpenting untuk administrasi PPDB adalah formulir peserta didik atau formulir pendaftaran. Melalui hal itu, pihak sekolah bisa mendapatkan data-data calon peserta didik baru. Formulir ini bisa digunakan untuk semua jenjang sekolah.

Adapun data-data yang harus diisikan dalam formulir tersebut adalah nama lengkap, jenis kelamin, Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), Nomor Induk Kependudukan (NIK), tempat tanggal lahir, nomor registrasi akta, agama, kewarganegaraan, alamat lengkap, hingga data kedua orang tua.

Sementara formulir pendaftaran bagi peserta didik jenjang Perguruan Tinggi (PT) biasanya berbeda dengan jenjang sekolah. Umumnya, formulir tersebut mengacu pada stambuk atau buku induk, sehingga data-data yang diperlukan juga lebih banyak.

Mengingat data-data yang diminta dalam formulir tersebut bukan hanya digunakan sebagai data peserta didik saja. Namun juga bakal digunakan untuk menentukan biaya pendidikan selama empat tahun ke depan bagi mahasiswa strata pertama di PT.

Mulai dari pas foto dengan ukuran dan jumlah tertentu, identitas calon mahasiswa yang bersangkutan, keterangan tempat tinggal beserta surat dari Rukun Tetangga (RT) atau Rukun Warga (RW), surat keterangan sehat, keterangan pendidikan, hingga identitas kedua orang tua secara rinci.

6. Brosur PPDB

Pun pihak sekolah juga perlu menyiapkan brosur PPDB yang bisa dibagikan kepada calon wali murid ketika proses pendaftaran berlangsung atau dalam momen sebelum itu. Adanya brosur PPDB ini menjadi informasi yang sangat berharga bagi setiap wali murid.

Sebab mereka bisa mendapatkan informasi langsung dari pihak sekolah tentang satuan pendidikan yang akan mereka tuju. Mulai dari kegiatan intrakurikuler, ekstrakurikuler, prestasi-prestasi, fasilitas, hingga biaya sekolah yang akan dikeluarkan.

7. Banner PPDB

Selain brosur, satuan pendidikan juga bisa memasang banner untuk menarik minat masyarakat setempat bersekolah di satuan pendidikan terkait. Banner ini bisa dipasang di beberapa tempat seperti tepat di depan sekolah hingga pinggir jalan.

Adapun format banner PPDB tidak ada petunjuk dan teknis khusus. Namun biasanya, orang-orang akan mendesain banner tersebut semenarik mungkin, informatif, dan mudah dibaca. Dengan begitu, orang-orang bisa langsung menangkap hal menarik walaupun hanya dilihat sekelebat.

8. Panduan Pembelajaran

Ketika masih dalam suasana pandemi beberapa tahun yang lalu, panduan pembelajaran tatap ini menjadi salah satu hal yang penting. Mengingat kegiatan di ruangan tertutup masih dibatasi. Melalui panduan ini, orang tua bisa mengetahui cara sekolah menyelenggarakan kegiatan belajar-mengajar.

Meskipun saat ini pembelajaran tatap muka terbatas sudah tidak digunakan lagi, pihak sekolah masih bisa membuat panduan pembelajaran sebagai gambaran kepada orang tua siswa. Dengan begitu, mereka juga bisa turut merasakan langsung kegiatan pembelajaran.

Panduan pembelajaran itu bisa berisi cara-cara sekolah dalam melaksanakan kegiatan pembelajaran untuk mencapai kesuksesan siswa. Bisa dilakukan dengan pembelajaran di dalam atau luar kelas, melalui mata pelajaran wajib dan pendukung, hingga aktivitas lomba dan diskusi-diskusi.

9. Laporan PPDB

Apabila PPDB telah terselenggara dengan baik dan lancar, kini pihak sekolah harus membuat laporan yang nantinya dikirim ke Dapodik maupun Kemdikbud. Laporan tersebut sebagai bagian dari pertanggungjawaban pihak sekolah terhadap PPDB yang diselenggarakan.

Adapun format laporan tersebut berisi beberapa bab dan subbab. Mulai dari latar belakang masalah, ruang lingkup, landasan kerja, tema, persyaratan dan waktu pelaksanaan PPDB, organisasi dan teknik penyelenggaraan, jadwal kegiatan, hingga anggaran biaya yang harus dikeluarkan.

Administrasi PPDB harus disiapkan secara matang bersama dengan beberapa pihak yang terlibat di dalamnya. Hal tersebut bertujuan agar proses PPDB bisa berjalan sebagaimana mestinya dan tepat sasaran sesuai dengan acuan yang telah dibagikan oleh Dapodik maupun Kemdikbud.