Surat Mutasi Dapodik: Pengertian, Fungsi, Format dan Cara Unduh

Perpindahan siswa dari sekolah satu ke sekolah lainnya memang sekilas tampak sebagai sesuatu yang mudah. Namun sebenarnya, ada berbagai hal yang harus diurus sebelum kepindahan siswa tersebut. Salah satunya adalah dengan menyiapkan surat mutasi dapodik.

Dengan adanya surat tersebut, proses administrasi dan mutasi seorang siswa akan jadi lebih mudah. Sekolah tujuan juga bisa mengacu pada surat yang diberikan untuk memasukkan data peserta didik baru, sehingga siswa dapat melanjutkan proses belajar secepatnya di sekolah yang baru.

Apa itu Surat Mutasi Dapodik?

Surat Mutasi Dapodik adalah surat pindah bagi siswa, yang dikeluarkan sekolah dan dibuat melalui website resmi Data Pokok Pendidikan (Dapodik) menggunakan akun sekolah. Oleh karena itu, perpindahan sekolah setiap siswa harus diinformasikan secara jelas kepada pihak sekolah lama.

Untuk mengeluarkan surat ini, pihak pemohon atau siswa yang bersangkutan harus mengikuti sejumlah prosedur yang telah ditentukan dari sekolah. salah satunya adalah dengan mengisi formulir sesuai dengan instruksi.

Pastikan Anda mengisi formulir secara benar dan sesuai dengan data yang ada. Sebab formulir ini bakal dijadikan sebagai acuan sekolah tujuan dalam memindah data-data siswa yang bersangkutan. Pengisian formulir yang tidak sesuai dengan data, bisa memperpanjang proses pindah sekolah.

Fungsi Surat Mutasi Siswa

Surat mutasi siswa tidak boleh digunakan secara sembarangan. Pun pengisian formulir pada aplikasi Dapodik juga harus dilakukan dengan benar dan tepat. Apabila tidak dilakukan dengan semestinya, hal tersebut bisa memberikan efek negatif terhadap data peserta didik di sekolah tujuan.

Sebagai Keterangan Siswa Pindah atau Keluar Sekolah

Surat mutasi yang dikeluarkan oleh sekolah yang bersangkutan, berfungsi sebagai surat yang mampu menerangkan bahwa siswa terkait sudah dinyatakan pindah atau keluar dari sekolah tersebut. Ini merupakan salah satu surat sah yang terpercaya.

Sebagai Persyaratan Administrasi Pindah atau Keluar Sekolah

Selain itu, untuk pindah atau keluar dari satuan pendidikan jenjang apapun, salah satu persyaratan yang harus dipenuhi adalah surat mutasi. Melalui surat ini, proses pindah dan administrasi jadi lebih cepat. Dengan begitu, siswa terkait bisa membereskan dokumen-dokumen yang lain.

Sebagai Rujukan Sekolah Tujuan

Pun surat mutasi tersebut juga bisa menjadi referensi dan rujukan bagi sekolah tujuan. Dengan begitu, mereka bisa memasukkan data awal siswa yang bersangkutan untuk selanjutnya disempurnakan dengan data-data yang lebih lengkap.

Format Surat Mutasi Dapodik

Surat mutasi tersebut memiliki format tersendiri. Oleh karena itu, sekolah-sekolah yang bersangkutan harus mengunduhnya terlebih dahulu melalui website resmi Dapodik. Meskipun dengan adanya kecanggihan teknologi saat ini, siapapun bisa membuat surat yang sama persis secara manual.

Kop Surat

Bagian pertama dari surat mutasi yang dibuat melalui website Dapodik adalah kop surat. Kop surat tersebut biasanya berisi nama pemerintah kabupaten yang bersangkutan, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, serta identitas sekolah yang mengeluarkan siswa.

Identitas sekolah yang dicantumkan dalam kop surat meliputi Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN), alamat lengkap, nomor telepon aktif, dan email aktif sekolah. Identitas sekolah akan langsung muncul dalam kop surat, sehingga pihak sekolah tidak perlu membuatnya secara manual.

Judul dan Nomor Surat

Setelah itu, di bagian bawah kop surat selalu tertulis judul dan nomor surat. Untuk surat mutasi, judul surat yang akan tertulis adalah ‘surat keterangan pindah atau keluar’. Di bawahnya diikuti dengan sederet nomor surat yang dikeluarkan oleh Dapodik.

Identitas Siswa yang Bersangkutan

Bagian inti surat ini adalah identitas siswa. Diawali dengan kalimat ‘yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Sekolah (nama sekolah asal) menerangkan bahwa’. Dengan adanya kalimat tersebut, pihak sekolah tujuan bisa mengetahui bahwa penanggung jawab surat ini adalah sekolah asal.

Sementara identitas siswa yang dimasukkan adalah nama, tempat tanggal lahir, Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), tahun pembelajaran saat surat ditulis, dan nama lengkap orang tua baik dari pihak ayah maupun ibu.

Identitas Orang Tua

Identitas tersebut dilanjutkan dengan identitas orang tua yang meliputi pekerjaan orang tua dan alamat lengkap rumah yang ditinggali saat ini. Untuk bagian identitas orang tua, siswa bisa mengisi dengan pekerjaan ayah atau ibu, sehingga tidak perlu ditulis dua-duanya.

Alasan Pindah Sekolah

Dilampirkan juga nomor ijazah atau Surat Tanda Tamat Belajar (STTB), alasan pindah, dan catatan mengenai surat. Catatan tersebut mampu memberikan keterangan bahwa surat yang tertulis itu adalah surat yang sah dan siswa yang bersangkutan memiliki kelakuan seperti bagaimana adanya.

Tempat dan Tanggal Surat Ditulis

Di bagian kanan bawah, harus disertakan tempat dan tanggal kapan surat tersebut ditulis. Untuk tempat, cukup mencantumkan nama kabupatennya saja, seperti ‘Kab. Sidoarjo’. Sementara penulisan tanggalnya adalah ’26 Juli 2023’.

Tanda Tangan dan NIP Kepala Sekolah

Tepat di bawah tempat dan tanggal surat ditulis, surat mutasi tersebut harus dibubuhi tanda tangan oleh kepala sekolah dari sekolah asal. Kemudian di bawah tanda tangan, disertakan juga nama terang lengkap dan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil (NIP) sebagai identitas pelengkap.

Catatan Surat

Di bagian paling bawah, ditambahkan catatan terkait surat tersebut yang berbunyi ‘dengan mencetak surat keterangan pindah atau keluar ini maka peserta didik dinyatakan telah pindah atau keluar dari (nama sekolah yang bersangkutan) dan tidak dapat dikembalikan ke sekolah tersebut lagi’.

Cara Unduh Surat Mutasi 

Untuk mendapatkan surat mutasi dari aplikasi Dapodik, pihak sekolah bisa membuat surat tersebut melalui website resmi Dapodik. Cara pembuatan surat di bawah ini berlaku untuk semua jenjang. Begitu pula penggunaannya. Baik itu TK/PAUD, SD, SMP, SMA, maupun SMK.

1. Keluarkan siswa dari website atau aplikasi Dapodik terlebih dahulu. Setelah proses ini, pihak sekolah harus menunggu terlebih dahulu kurang lebih selama tiga hari untuk proses penerbitan surat mutasi oleh Dapodik.
2. Lakukan sinkronisasi untuk memastikan bahwa siswa telah dikeluarkan dari aplikasi.
3. Buka website mutasi Dapodik di https://www.sp.datadik.kemdikbud.go.id
4. Klik ‘login menggunakan SSO’.
5. Masukkan email dan password akun Dapodik sekolah.
6. Klik kolom ‘masuk’.
7. Pilih menu ‘data pokok’.
8. Klik menu ‘siswa’.
9. Klik opsi ‘keluar’.
10. Klik kolom ‘tambah data’.
11. Isi formulir dengan lengkap dan benar
12. Klik kolom ‘simpan’.
13. Klik kolom pencarian dan ketik nama siswa yang akan keluar dari sekolah
14. Apabila nama siswa yang bersangkutan sudah muncul, download dokumen mutasi siswa dengan mengklik logo print warna biru di bagian bawah kanan untuk mencetaknya.

Setelah dicetak, surat bisa langsung digunakan sebagai syarat administrasi pindah sekolah. Dengan begitu, siswa yang bersangkutan tidak lagi perlu mengisi secara manual. Sebab semua data yang diperlukan untuk surat tersebut sudah terisi ketika siswa mengisi formulir yang diberikan sekolah.

Surat mutasi Dapodik dikeluarkan oleh sekolah setelah dibuat melalui website resmi Dapodik. Sebelum itu, pastikan murid yang bersangkutan telah dikeluarkan dari aplikasi terlebih dahulu. Kemudian dalam tiga hari, pihak sekolah akan mendapat surat mutasi yang diinginkan.